آی‌تی‌من- اگر روزی در جلسه ای حضور داشتید که جف بیزوس موسس آمازون هم در آن حاضر بود، انتظار نداشته باشید او نخستین کسی باشد که صحبت را آغاز می‌کند. ایننخستین درسی است که جف بیزوس به هرکارآفرینی می‌دهد که در مجاورت او کار یا زندگی می‌کند. از جمله این افراد لورن سانچز، نامزد اوست که می‌گوید زندگی در کنار جف بیزوسبرای او، مثل تحصیل کردن در دوره‌های تکمیلی در دانشگاه است.

سی ان بی سی نوشت لورن سانچز پیش از جدایی جف بیزوس تنها به عنوان موسس یک شرکت سینمایی در کالیفرنیا شناخته می‌شد. اما او امروز از کسانی است که می‌تواند درس‌های آموخته در زمینه کارآفرینی از جف بیزوس را به دیگران منتقل می‌کند. آن دو چند سال پیش از جدایی جف بیزوس یکدیگر را ملاقات کردند و نخستین درسی که لورن سانچز در محیط کسب وکار از موسس آمازون آموخته، همینسکوت در آغاز جلسه و فرصت دادن به دیگران برای صحبت کردن است.

لورن سانچز اخیرا در گفت وگو با وال استریت ژورنال در اینباره صحبت کرده است. او در این مصاحبه گفت :زندگی با جف بیزوس مثل این است که هر روز سر کلاس درس می‌روم. از او چیزهای زیادی یاد گرفته ام که مهم ترین آن‌ها درباره شیوه‌های مدیریت است.

سکوت بیزوس در نخستین لحظه‌های جلسه با کارکنانش بدون دلیل نیست. او باور دارد که مدیران بهتر است همیشه پس از دیگر کارکنان در نشست‌ها صحبت‌ها کنند اما چرا؟ لورن سانچز در این باره گفت: در جلسه‌های کاری زیادی شرکت می‌کردم و اول من حرف می‌زدم. اما جف می‌گفت نه. نه. نه! تو رییسی! باید آخر جلسه حرف بزنی. اول باید به دیگران حرف بزنند. اگر تو اول حرف بزنی، حرف‌های آن‌ها براساس صحبت‌های تو خواهد بود. حرف‌های تو به حرف‌های آن‌ها جهت می‌دهد.

تغییر رویکردهای شرکت در جلسه‌های مدیران با کارکنان، از نکاتی است که جف بیزوس، خود در همایشی به آن اشاره کرده است. او در سال 2018 این تغییر رویه را هوشمندانه ترینکار در آمازون دانسته بود. در وهله نخست، جف بیزوس جلسه‌هایمدیران و کارکنان را از شر ارائه‌های پاورپوینتی خلاص کرد. به جای اسلایدهایی که پشت سر هم، اطلاعات را به خورد مخاطبان در جلسه می‌دهد، او تصمیم گرفت هر جلسه را با 30 دقیقه سکوت در آغاز آن شروع کند. در این مدت زمان، حاضران این فرصت را داشتند تا یادداشت‌های مفصلی که درباره موضوعات جلسه نوشته شده را بخوانند. پس از آن، نوبت به کارکنان می‌رسید تا درباره این موضوعات حرف بزنند، پیش از آنکه بدانند نظر بیزوس درباره آن موضوعات چیست. در این وضعیت آن‌ها نظر خود را بدون اثرپذیری و امتیاز گرفتن از نظرهای بیزوس اعلام می‌کردند. بیزوس گفته است مدت زمانیکه همه ساکت نشسته‌اند و محورهای بحث را می‌خوانند زمان مناسبی برای شکل گرفتن اجزای یک بحث خوب است. هم چنین با اجرای این روش مدیر می‌تواند اطمینان پیدا کند که همه اعضای جلسه محورهای گفت وگو و موضوعات را خوانده‌اند.
 
از دیگر امتیازهای این روش در برگزاری جلسه‌ها، این است که مطمئن می‌شوید همه حاضران از موضوع خبر دارند. اینکهموضوع‌ها را پیش از جلسه با ایمیل بفرستیم کافینیست. به گفته بیزوس «مدیران در جلسه‌ها درباره موضوع‌هاطوری بلوف می‌زنند که انگار آن را خوانده‌اند. دلیل این است که سر مدیران خیلی شلوغ است و بنابراین، باید در جلسه‌هابرای خواندن موضوع‌ها وقتی را در نظر بگیرید.»

در نظر گرفتن وقتی برای خواندن موضوعات کمک می‌کند جلسه از مسیر اصلی اش منحرف نشود. به ویژه اگر موضوعات را به طور خلاصه اما با حفظ نکات کلیدی بیان کنید.

از دیگر نکات یادگرفتنی از جف بیزوس، این است که به مدیرجلسه بگویید درباره چیزهایی که می‌خواهید راجع به آن بحث کنید، و چرایی آن بحث‌ها مستندانی را آماده کند. نکته مهم اینکه این اسناد نباید از شش صفحه بیشتر شود. بیزوستوصیه می‌کند جلسه‌ها در کوتاه ترین زمان ممکن برگزار شود. بعد از خواندن موضوعات، بهتر است جلسه بیشتر از یکساعت طول نکشد. این ایده جف بیزوس درست است. بررسی‌های علمی‌بسیاری نشان داده جلسه‌های طولانی سطح استرس را بالا برده و در مسیر کاری کارکنان و مدیرانمشکلاتی ایجاد می‌کند. البته تنها بیزوس نیست که در جهان فناوری به این نکات در برگزاری جلسه توجه می‌کند.جک دورسیاز مدیران سابق توییتر هم در سال 2018 در توییتی نوشت در 10 دقیقه نخست در جلسه‌ها از حاضران می‌خواهد یادداشت‌هایی که تهیه شده را بخوانند. دورسی گفته بود اجرایاین روش در جلسه‌ها کمک می‌کند آدم‌ها از نقاط مختلف با افکار و ایده‌های متفاوت بتوانند در کنار هم کار کنند.
 

ITMen